Laitehankinnan tukeminen 

SSLP tuottaa tukea laiteinvestointien suunnitteluun HUSin tekemän investointisuunnitelman pohjalta. 

SSLP:n omistukseen ja palvelun piiriin kuuluvat laitteet ja laitteistot hankitaan tarjouskilpailun perusteella. HUS Hankinta vastaa hankintojen kilpailuttamisesta. 

Yhtiö tukee asiantuntemuksellaan laite-/palvelu-/sopimusspeksien asettamista (tarjouspyyntö ja sen liitteet), osallistuu toimittajien tarjouspyynnöstä esittämien kysymysten vastaamiseen sekä – HUS Hankinnan niin pyytäessä – tarjousvertailuun siltä osin, kun kyse on laitteen/palvelun laadullisista tekijöistä. Toimijoiden rooleja hankintaprosessin eri vaiheessa tarkennetaan yhteisesti sopien. 

Kun laitehankinnasta on tehty päätös, yhtiö tekee laitteen osalta hankintasopimuksen laitetoimittajan kanssa ja vuokrasopimuksen HUSin kanssa. Hankintasopimuksessa (tarjouspyynnön liitteenä) sovitaan, miten laitteen asentaminen, sen liittäminen sähkö-/vesi-/kaasu-/IT-/tms. verkkoon, tarvittavat käyttäjäkoulutukset, ym. laitteen käyttämisen edellyttämät toimenpiteet toteutetaan. Yhtiön tehtävänä on valvoa (yhdessä HUSin kanssa), että laite toimii ja siihen kuuluvat palvelut toteutuvat sovitun mukaan. Mikäli laitteen toimitusaika, asennus tai muut hankintaan sisältyvät palvelut eivät toteudu sovitun mukaisesti tai laite ei vastaa sovittua, maksetaan hankintasopimuksessa sovitut sanktiot HUS:lle. 

Takuuajan jälkeiset laitteiden huoltosopimukset tehdään HUSin toimesta suoraan laitetoimittajan kanssa. 

Laitetekninen asiantuntemus 

Yhtiö hankkii erikseen sovittavien resurssien puitteissa osaamista diagnostiikkateknologioiden osalta, jota se tarjoaa asiantuntijapalveluna HUS:lle. Tämän palvelun hyödyt realisoituvat asiakkaalle ensisijaisesti laitehankintojen toteutuksen ja laitteiden käytön tehostamisen kautta. 

Tämän lisäksi yhtiön kautta voidaan tarpeen mukaan hankkia muuta laitteiden käyttöön liittyvää asiantuntijapalvelua, kuten prosessien ja tuottavuuden kehittämiseen liittyviä palveluja.  

Lisäksi palvelut voivat liittyä mm. laitteen tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen, laitepäivitysten tarve-/hyötyarviointiin, kuvankäsittely- tai muuhun ohjelmistoteknologiaan, prosessien mittaamiseen, mallintamiseen ja optimointiin, tekoälyn hyödyntämiseen yms. 

Analytiikkapalvelut  

SSLP voi kerätä dataa laitteiden käyttäjiltä, yhtiön hallinnassa olevista laitteista sekä muualta (markkinoilta ja laitetoimittajilta). Data voi olla joko teknistä (meta-, loki-, ym. tiedot), kokemuksellista (käytettävyys) tai se voi liittyä prosesseihin (läpimenoajat, vaiheajat, keskeneräinen tuotanto, ym.). Näiden datojen analysointi on yksi yhtiön tärkeimpiä tehtäviä ja yksi sen mahdollistamista merkittävistä hyödyistä. Analysoimalla ja vertaamalla laitedataa voidaan löytää teknisiä pullonkauloja, arvioida päivitysten hyötymahdollisuuksia ja kehittää toimintaa. Keräämällä tietoa käyttäjiltä voidaan verrata eri laitteiden käyttäjien tyytyväisyyttä niihin, mikä diagnostiikkaympäristössä todennäköisesti olennaisesti vaikuttaa työtyytyväisyyteen, joka puolestaan vaikuttaa HUS Diagnostiikkakeskuksen houkuttelevuuteen työnantajana. Käytettävyydellä ja käyttäjätyytyväisyydellä saattaa olla myös merkittäviä suoria vaikutuksia prosessitehokkuuteen. Käyttöasteita ja prosessidataa analysoimalla arvioidaan, ovatko laitteet sijoiteltu optimaalisesti vai olisiko toisenlaisella sijoittelulla, aukioloajoilla, yms. lisättävissä läpivirtaavien potilaiden määrää ilman uusia laitehankintoja potilastyytyväisyyttä ja -turvallisuutta tai työhyvinvointia vaarantamatta. 

Palvelun ja toimittajasuhteiden hallinta 

Yhteistyön SSLP:n sekä HUS Diagnostiikkakeskuksen johdon ja asiantuntijoiden, ja laajemminkin HUS-konsernin johdon ja asiantuntijoiden kanssa tulee olla tiivistä. Hyvät henkilösuhteet ja organisaation sekä toimihenkilöiden tuntemus helpottaa, nopeuttaa ja tiivistää yhteistyötä. 

Yhtiö panostaa aikaa ja osaamista laitetoimittajien kanssa tehtävään yhteistyöhön ja seuraamaan markkinan kehittymistä (uudet laitetoimittajat, uudet laiteteknologiat, uudet palvelumallit). Tämä yhteistyö on avointa, luotettavaa, aktiivista ja neutraalia kaikkien nykyisten ja potentiaalien laitetoimittajien suuntaan. 

Yhtiön asiantuntijoiden tulee olla tiiviisti ja kattavasti yhteydessä sekä nykyisiin laitetoimittajiin että mahdollisiin tuleviin laitetoimittajiin. Yhteistyön tulee olla jatkuvaa ja kattavaa, eikä se saa suosia yksittäisiä laitetoimittajia. Tämän yhteistyön tuloksena yhtiölle muodostuu hyvä käsitys siitä, mitä teknologioita markkinoilla on nyt ja tulevaisuudessa, mikä kunkin teknologian kehitysvaihe ja kypsyys on, ja missä vaiheessa uutta teknologiaa on tarkoituksenmukaista HUS Diagnostiikkakeskuksen eri yksiköissä käyttöönottaa. Koska HUS Diagnostiikkakeskus tuottaa palveluita erilaisissa ympäristöissä, on todennäköisesti hyödyllistä ryhmitellä eri toiminnot sen mukaan, halutaanko niissä ottaa käyttöön teknologiaa jo siinä vaiheessa, kun se kenties on vielä kokeellista vai vasta siinä vaiheessa, kun se on useiden asiakkaiden käytössä hyödylliseksi osoittautunutta. 

Käytännössä keskusteluja tulee käydä sekä kansallisella että kansainvälisellä tasolla. 

Asiakaslupauksen johtaminen 

Yhtiön ensisijainen tehtävä on hoitaa HUS Diagnostiikkakeskuksen tarvitsemien laitteiden rahoitus ja käyttökuntoon saattaminen (yhdessä HUSin ja laitetoimittajien kanssa). Näiden toimintojen tuloksellinen toteuttaminen edellyttää sovittuja toimintamalleja ja jatkuvaa yhteydenpitoa HUS Diagnostiikkakeskuksen johdon kanssa (tieto muuttuvista tarpeista ja tulevista laitehankinnoista). Samassa yhteydessä on tarkoituksenmukaista seurata myös sitä, millaisia kokemuksia eri laitteista ja laitetoimittajista on saatu. Projektiluonteisia palveluja raportoidaan systemaattisen projektiseurannan työkaluilla. 

Tilaaja-tuottaja- & asiakassuhteeseen liittyvät asiat käsitellään ensisijaisesti johdon tapaamisissa ja yhtiön hallituksen kokoukset keskittyvät yhtiön toiminnan ja suunnittelun strategiseen seurantaan ja ohjaukseen, ei operatiivisten asioiden läpikäyntiin. Asiakassuhteen kehittymistä ja laatua raportoidaan ja seurataan kuitenkin luonnollisesti myös yhtiön hallituksessa. 

Poikkeamien hallintaan luodaan systemaattinen toimintamalli ja poikkeamat läpikäydään sekä yksittäin että kootaan raporttiin vuositasolla. Yhtiön ja HUSin kesken on sovittava, miten vastuut jakautuvat laadunhallinta- ja potilasturvallisuusraportoinnin osalta. 

Elinkaaripalvelut 

Hankittavien laitteiden odotettu elinkaari on aina useita vuosia. Toimivan laitepalvelun välttämätön edellytys on, että laitteet ovat HUSin käytettävissä tehokkaasti koko sen ajan, jonka katsotaan olevan kliinisesti ja tuotannollisen tehokkuuden näkökulmasta perusteltua. Tämä edellyttää, että laitteisiin voidaan tehdä tarpeelliseksi katsottuja päivityksiä. Lisäksi, koska useimpien laitteiden tarve on hyvin business-kriittinen, tulee luoda järjestely sille, että HUS saa mahdollisen asennus-, huolto-, tms. katkon ajaksi käyttöön korvaavan laitteen silloin, kuin sellainen nähdään tarpeelliseksi. 

Laitteiden päivityspalvelu 

Laitteisiin saattaa niiden käytön aikana tulla hardware- ja software -päivityksiä, jotka joko tehostavat laitteen käyttöä, tuovat siihen uusia ominaisuuksia ja/tai pidentävät laitteen käyttöikää. Yhteisyritys huolehtii siitä, että HUS saa tiedon mahdollisista päivityksistä, että niiden tarpeellisuus/hyödyllisyys arvioidaan yhdessä HUSin asiantuntijoiden kanssa, että niiden hankinnasta päätetään yhdessä HUS Diagnostiikkakeskuksen kanssa ja että em. päätösten pohjalta mahdollistetaan laitteisiin tehtävät päivitykset niin niiden rahoituksen kuin asennuksen osalta. 

Päivityspalvelusta pyritään ensisijaisesti huolehtimaan jo alkuperäisen laitehankinnan yhteydessä. Tällöin eri laitetoimittajien laitteet ovat elinkaarinäkökulmasta vertailukelpoisia. Mikäli tällaiseen toimintatapaan ei ole mahdollisuuksia, tai laitteeseen tulee päivitys, jota ei ole ollut mahdollista laitteen hankinnan yhteydessä ennakoida, hankitaan päivitys (harkinnan mukaan) erikseen. 

Silloin kun päivitykset sisällytetään alkuperäiseen hankintaan, ne rahoitetaan osana hankintaa. Yksittäinen erillinen laitepäivitys rahoitetaan joko siten, että siitä tehdään erillinen sopimus tai siten, että se lisätään alkuperäiseen rahoitussopimukseen, ja korotetaan laitteen jäljellä olevia maksueriä päivityksen kustannuksia vastaavalla summalla. 

Yhtiön tulee aktiivisesti seurata (sekä itsenäisesti että tiiviin toimittajayhteistyön kautta), millaisia päivityksiä laitteisiin on olemassa ja tulossa. Päivitysten analysointia varten (hyödyt, haitat ja kustannukset) luodaan malli, jonka avulla jokainen tarjolla oleva päivitys analysoidaan. Vaikka päivitykset hankittaisiin jo laitteen hankinnan yhteydessä, ei ole aina selvää, että jokainen päivitys on hyödyllistä laitteeseen viipymättä asentaa, jos se edellyttää käyttökatkoa, lisäkoulutusta, tms. Tämän vuoksi myös sellaiset päivitykset, joista ei makseta lisähintaa, tulee arvioida. 

Laitteet edellyttävät päivitysten lisäksi myös muuta huoltoa ja ylläpitoa. Takuun jälkeinen huolto ja huoltosopimukset toteutetaan suoraan HUSin ja laitetoimittajan välillä, se ei kuulu SSLP:ltä hankittaviin palveluihin eikä yhtiö ole tässä osallisena. 

Yhtiön osaaminen ja hyöty laitteiden päivityspalvelun osalta liittyy siihen, että laitteiden kehittymistä ja niihin saatavilla/tulossa olevia päivityksiä seurataan, ja arvioidaan, milloin päivitysten asentaminen/hankkiminen on perusteltua ja milloin ei, sekä siihen, että myös päivitykset saadaan hankittua dynaamisesti osana rahoituspalvelua. 

 Varalaitepalvelu 

Monet diagnostiikkalaitteet ovat käytössä 24/7 ja nekin, jotka eivät ole, ovat usein business-kriittisiä siten, että potilaille tuotettava palvelu estyy, jos laite ei ole käytettävissä rikkoontumisen, päivityksen, tms. syyn vuoksi. On siksi välttämätöntä miettiä laitekohtaisesti, miten laitteen käytön estymisen yhteydessä toimitaan. 

Käytännössä vaihtoehtoisia toimintatapoja ovat: 

• Erillinen korvaava laite käyttökatkon ajaksi (esim. ”magneettirekka”) 
• Pysyvän laitekapasiteetin ”ylimitoittaminen” (jolloin laitekannan käyttöaste kestää yksittäisen laitteen tilapäisen käytöstä poistamisen) 
  • joko siten, että varalaite otetaan käyttöön vain tarvittaessa,  
  • tai siten, että ”ylimääräistä” laitetta käytetään jatkuvasti, kuten muitakin laitteita, tai eri laitteiden käyttöä vuorotellaan 
• Potilasvirtojen ohjaaminen toisiin yksiköihin (samaan tai toiseen organisaatioon) 
• Varausten siirtäminen eteenpäin 

Se, mikä em. toimintamalli on tarkoituksenmukaisin, tai edes mahdollinen, määräytyy hyvin pitkälti sen mukaan, millaisesta laitteesta ja tarpeesta on kyse. Toimintamallin valinta saattaa riippua myös siitä, kuinka pitkästä käyttökatkosta on kyse. 

Yhtiö arvioi yhdessä HUSin asiantuntijoiden kanssa arvioida laitekohtaisesti, millainen varajärjestely kunkin laitteen osalta on tarkoituksenmukainen, ja huolehtia (osaltaan) siitä, että tämä malli toteutuu. Yhtiö luo toimintamallin (prosessi) ja ohjeistuksen sille, miten varalaitetarve arvioidaan ja toteutetaan siten, että kriittiseksi arvioitujen laitteiden osalta se on toteutettavissa 24/7 asiakkaan (HUS) edellyttämällä vasteajalla. 

Vakuutukset 

HUS vakuuttaa käytössään olevat SSLP:n omistukseen ja palvelun piiriin kuuluvat laitteet ja laitteistot (ml. ohjelmistot, ym.) itse. 

SSLP on hankkinut itselleen SSLP hankkii itselleen tuotevastuuvakuutuksen (GLPL), hallinnon vastuuvakuutuksen (D&O) sekä lakisääteiset (eläke-, tapaturma-, ym.) vakuutukset.